Office Manager (F/H)

Synapse Medicine recrute !

À propos

Synapse Medicine a été fondée par des professionnels de santé partageant la conviction qu’une information médicamenteuse fiable devrait être facilement accessible à tous. C'est pour cela que Synapse a été créé : la première plateforme de Medication Intelligence dédiée au bon usage des médicaments.

Concrètement, cela signifie que Synapse Medicine aide les médecins à prescrire, les pharmaciens à délivrer, et les patients à mieux prendre leurs médicaments, via sa plateforme SaaS. L'enjeu est énorme : 30 000 patients décèdent chaque année en France à cause du mauvais usage des médicaments.

Aux Etats-Unis, c'est 1 personne sur 250 qui est hospitalisée par an.Issue de l'INSERM et de l'Université de Stanford (USA), et après deux levées de fonds, Synapse Medicine est déployé en Europe, aux Etats-Unis et au Japon.

Descriptif du poste

Afin d’accompagner la croissance de Synapse Medicine, nous recherchons un(e) Office manager qui permettra de créer le meilleur environnement de travail possible et de choyer notre équipe ;)

Au sein du service support, vous permettrez aussi l’interaction entre tous les services.

Vous aurez les missions suivantes :

  • Opérations courantes / gestion des locaux :
    • S’assurer du bon fonctionnement des locaux (gestion des fournitures, prestataires, contact avec le propriétaire,…) & résoudre les problèmes en tout genre
    • Gestion des contrats (bail, téléphonie, alarme, ménage…)
    • Gestion du matériel (achats, stocks…)
    • Gestion de l’aménagement des locaux et des éventuels déménagements
    • Gestion logistique des déplacements des équipes

  • Happiness officer :
    • Veiller à la cohésion d’équipe
    • Force de proposition d’amélioration de la QVT
    • Mettre en place des teambuilding festifs & organiser des séminaires en collaboration avec le CEO
    • S’assurer que les règles sanitaires soient bien respectées
    • Sélectionner les meilleurs prestataires / fournisseurs

  • Support administratif, comptable, RH & juridique :
    • Assistance administrative à la RAF (aide dans le processus achat, soutien à l’élaboration du reporting financier mensuel, aide au paiement des fournisseurs)
    • Assistance RH (réponse aux candidats, soutien administratif, préparation du welcome pack & accueil des nouveaux collaborateurs)
    • Numérisation de documents (factures, contrat RH, contrat clients, etc) et archivage
    • Gestion des agendas du pôle direction

Profil recherché

  • Formation BAC+3/4
  • Un an d'expérience sur un poste similaire
  • Sens de l’organisation, rigueur et sens du travail bien fait
  • Autonome & débrouillard(e)
  • Proactivité & dynamisme
  • Excellent relationnel et qualités rédactionnelles
  • Discrétion et confidentialité
  • Une expérience dans le milieu des start-up serait un plus, ainsi qu'une bonne maîtrise de l'anglais

Process de recrutement

1) Entretien téléphonique (20mn environ)
2) Entretien métier (1h-1h30)
3) Entretien de personnalité (2h)

Informations complémentaires

  • Type de contrat : CDI
  • Lieu : Bordeaux, France (33000)
  • Niveau d'études : Bac +3
  • Expérience : > 1 an